Zgodnie z art. 13 i 14 RODO (Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r.) informujemy o przetwarzaniu przez nas danych osobowych w związku z czynnościami niezbędnymi do przygotowania umów przy udziale IMER Systems oraz ich zawieraniem oraz realizacją. O zakresie, celach i sposobach przetwarzania danych osobowych w powyższych celach decyduje Administrator danych osobowych czyli IMER Systems.

Kto przetwarza państwa dane osobowe?

O zakresie, celach i sposobach przetwarzania danych osobowych w powyższych celach decyduje Administrator danych osobowych czyli IMER Systems.

Siedziba Administratora mieści się we Wrocławiu przy ul. Marii Curie-Skłodowskiej 55/61, a reprezentuje go inż Przemysław Musz. Kontakt z Administratorem możliwy jest listownie lub przy pomocy formularza i danych umieszczonych na stronie:

https://imer-systems.com/kontakt/

W ten sposób można też zwracać się do Administratora w celu skorzystania z praw, jakie przysługują osobom fizycznym na podstawie RODO.

Powody, dla których używamy państwa danych i ich źródło

Zamierzamy przetwarzać dotyczące Państwa dane osobowe w związku z realizacją umowy zawartej z udziałem IMER Systems. Przetwarzanie to może być związane zarówno z umową, której Państwo sami są Stroną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), ale może też być tak, że będzie to związane z umową, w której Państwa dane osobowe są tylko zawarte (np. jako przedstawicieli innego przedsiębiorcy, osoby do kontaktu itp.).

Dane te mają służyć utrzymywaniu kontaktu za Państwa pośrednictwem, mogą wskazywać na Państwa udział w realizacji umowy i mogą być potrzebne przy przygotowaniu umowy.

Takie dane otrzymujemy zazwyczaj od podmiotów, z którymi IMER Systems zamierza zawrzeć umowę i wówczas gdy łączy je z Państwem odpowiednia relacja prawna lub inna, pozwalająca na przekazanie nam Państwa danych.

Firma IMER Systems może być także uprawniona do przetwarzania Państwa danych w zakresie niezbędnym do:

• wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na IMER Systems (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

• wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e RODO);

• celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez IMER Systems – poza przypadkami gdy Państwa interesy, prawa czy wolności wymagające ochrony Państwa danych będą nadrzędne nad jej interesami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dotyczyć to będzie zazwyczaj danych przetwarzanych w celu zapewnienia bezpieczeństwa fizycznego, organizacyjnego, prawnego czy też finansowego dotyczącego działalności IMER Systems.

Jak przetwarzamy Państwa dane osobowe?

Państwa dane będą przetwarzane w IMER Systems przez upoważnione przez Administratora osoby (pracowników) w niezbędnym zakresie.

Staramy się maksymalnie ograniczać zakres danych, jakie są nam potrzebne. Dotyczy to również sytuacji, gdy wymagana jest precyzyjna identyfikacja tożsamości osób. Będziemy zatem przetwarzać takie Państwa dane, jak imię i nazwisko, adres lub adres poczty elektronicznej, numer telefonu czy data urodzenia i numer ewidencji PESEL oraz ewentualnie dane niezbędne do dochodzenia roszczeń wynikających z podpisanych zobowiązań czy umów (i to tylko gdy są Państwo ich Stroną).

Państwa dane będziemy przetwarzać przez okres konieczny do realizacji i rozliczenia Umowy. Następnie będą one przechowywane przez okres konieczny dla udokumentowania czynności z Państwa udziałem. Gdy są Państwo Stroną umowy, okres przetwarzania danych będzie przedłużony o czas wynikający z przepisów podatkowych, z przepisów o przedawnieniu roszczeń a także – i tylko ewentualnie – z umownego zobowiązania do zachowania poufności (oczywiście jeśli łączy nas takie zobowiązanie czy umowa).

W razie zmiany celu przetwarzania postaramy się informować o takich zmianach, a w uzasadnionych przypadkach zwrócimy się z prośbą o zgodę na przetwarzanie danych.

Będziemy zatem udostępniać Państwa dane osobowe przede wszystkim naszym upoważnionym do ich przetwarzania pracownikom – i tylko do celów służbowych. Państwa dane osobowe mogą być tylko w uzasadnionych przypadkach udostępnione naszym współpracownikom i podwykonawcom oraz ich pracownikom (obsługującym IMER Systems kancelariom prawnym, doradcom i audytorom oraz firmom windykacyjnym i informatycznym). Stać się tak może, gdy świadczą one na rzecz IMER Systems usługi wymagające dostępu do Państwa danych.

Szczególnie w przypadku prowadzenia komunikacji on-line (e-mail, wideokonferencje, połączenia głosowe, „chmura” do przechowywania i udostępniania plików) dane mogą zostać udostępnione dostawcom takich usług – także spoza EOG. Przekazywane mogą być nie tylko adres e-mail czy identyfikator uczestnika oraz dane o aktywności użytkownika w sieci (pliki cookies), ale też treść komunikacji, a także nawet treść przesyłanych dokumentów.

Od 10 lipca 2023 roku przekazywanie danych z UE do organizacji w USA, które są wymienione w „Wykazie ram ochrony danych”, opiera się na decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (Data Privacy Framework). Wykaz podmiotów objętych tym porozumieniem znajduje się na stronie:

https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search

W związku z tym zalecamy naszym pracownikom korzystanie w komunikacji z Państwem z usług tych dostawców, którzy są na tej liście.

Sugerujemy korzystanie z adresów i identyfikatorów nieujawniających tożsamości użytkownika oraz zalecamy szyfrowanie załączników (co jest szczególnie istotne w razie potrzeby zachowania poufności ich treści).

Nie przewidujemy udostępniania danych osobowych do innych państw trzecich czy organizacji międzynarodowych.

Prawa osób, których dane dotyczą

Zapewniamy szereg uprawnień związanych z dotyczącymi Państwa danymi. Te prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych obejmują:

• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych ze względu na jakąś szczególną sytuację, w której się Państwo znaleźli (i jeżeli dane przetwarzamy z powodu prawnie uzasadnionego interesu IMER Systems);

• prawo do przeniesienia danych i prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. „prawo do zapomnienia”) stosowane wtedy, gdybyśmy przetwarzali dane tylko na podstawie Państwa dobrowolnej zgody – nawet wówczas nie wpłynie to na legalność przetwarzania, jakiego firma IMER Systems dokonała do tego czasu;

• prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych – chyba, że odpowiedni przepis prawa pozwoli nam – pomimo żądania – nadal przetwarzać dane;

• prawo dostępu do danych osobowych, ich aktualizacji czy poprawiania, sprostowania, prawo do transferu danych – w każdym przypadku.

Aby skorzystać z tych prawm trzeba skontaktować się z Administratorem przy pomocy podanych na początku niniejszej klauzuli środków komunikacji.

Zastrzegamy, że przed skorzystaniem z tych praw może być niezbędna weryfikacja tożsamości osoby składającej taki wniosek. Chcemy się bowiem upewnić czy z żądaniem występuje uprawniona osoba.

Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Państwa zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce ten organ to: Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, telefon: 22 860 70 86.

Szczególne rodzaje przetwarzania

Na skutek przetwarzania związanego z przygotowaniem, obsługą i wykonywaniem oraz archiwizacją umów, żadne decyzje w sposób zautomatyzowany (tj. bez udziału człowieka) u Administratora nie będą podejmowane. Jeśli dochodziłoby przy tym do przetwarzania danych z Państwa przeglądarek internetowych, gdy korzystają Państwo z przeglądarek czy systemów informatycznych udostępnianych przez IMER Systems, wówczas na naszych stronach korzystamy z plików cookies. Służą one nam do celów statystycznych, wykorzystania usług serwisów społecznościowych oraz poprawy ich dostępności i jakości treści.

Na stronach wymagających logowania cookies są wykorzystywane do utrzymania sesji użytkownika. Dane osobowe zebrane w ten sposób wykorzystujemy tylko do celów własnych. Mogą być one przekazywane innym podmiotom w celach statystycznych lub dla funkcjonowania narzędzi serwisów społecznościowych.

Natomiast podawanie nam danych osobowych za pomocą formularzy kontaktowych czy rejestracyjnych na naszych stronach jest dobrowolne, ale może być niezbędne np. w celu udzielenia odpowiedzi na zadane nam pytanie lub w celu rejestracji uczestnictwa w organizowanym przez nas wydarzeniu. Danych takich nie będziemy przekazywać innym podmiotom. Nie będą one przetwarzane też w celach innych, niż wynikające bezpośrednio
z okoliczności danej sprawy.